Le règlement intérieur peut contenir des dispositions contraignantes si elles sont justifiées par les nécessités du bon fonctionnement de l’entreprise, dès lors qu’elles sont proportionnées au but recherché.

Toute entreprise, établissement de droit privé ou établissement public à caractère industriel et commercial em­ployant au moins cinquante salariés doit établir un règlement intérieur. Ce document doit être mis en place dans les douze mois suivant l’ouverture ou à l’expiration d’un délai de 12 mois à compter de la date à laquelle le seuil de 50 salariés a été atteint pendant 12 mois consécutifs. Son élaboration est encadrée par de nombreuses règles.

Sa forme

Le règlement intérieur est rédigé en français et peut être accom­pagné de traductions en une ou plusieurs langues étrangères. Il en va de même pour tout document énonçant des obligations pesant sur le salarié ou des dispositions dont la connaissance est néces­saire pour l’exécution de son travail.

Son contenu

Le règlement intérieur est un document établi par l’employeur qui ne peut pas contenir de clauses contraires aux lois et rè­glements, qu’il s’agisse de textes relevant du droit du travail ou d’autres branches du droit. L’employeur n’est pas davantage au­torisé à y faire figurer des clauses contraires aux conventions ou accords collectifs déjà applicables dans l’entreprise ou qui leur sont moins favorables. Il doit en revanche obligatoirement y intégrer un certain nombre de mentions, tout en conservant la possibilité d’en ajouter d’autres, à condition qu’elles ne rentrent pas dans la liste des thèmes prohibés par le Code du travail.

Les mentions obligatoires

Doivent, sous peine d’amende, figurer dans le règlement intérieur :

  1. Les mesures d’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l’entreprise ou l’établissement. Elles contiennent notamment les instructions de l’employeur, adap­tées à la nature des tâches à accomplir, ainsi que les sanctions possibles en cas de non-respect des règles énoncées. Quand la nature des risques encourus dans l’entreprise le justifie, y fi­gurent les conditions d’utilisation des équipements de travail, des moyens de protection ainsi que la liste des substances et prépa­rations dangereuses utilisées.

En matière de santé et de sécurité, les dispositions qui y figurent ont pour objet la prévention des accidents de travail et des maladies professionnelles sans pour autant supprimer ou transférer sur les sa­lariés tout ou partie de la responsabilité personnelle de l’employeur.

  1. Les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l’employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu’elles apparaîtraient compromises.
  2. Les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l’échelle des sanctions que peut prendre l’employeur.

En ce qui concerne l’échelle des sanctions, qui ne peut être plus large et plus sévère que celle prévue dans la convention collective applicable, le règlement intérieur détermine et classe selon leur importance les sanctions qui peuvent être prononcées. Aucune sanction, si elle n’y figure pas ou si sa durée maximale n’y est pas fixée, ne peut être prononcée à l’encontre d’un salarié.

En outre, le règlement intérieur doit reproduire l’intégralité :

  1. Des dispositions suivantes relatives aux droits de la défense des salariés, figurant dans le Code du travail (articles L 1332-1 à L 1332-3) et, le cas échéant, dans la convention collective applicable ;
  2. Des dispositions relatives aux harcèlements moral et sexuel et aux agissements sexistes prévues par le Code du travail (art L 1142-2-1, L 1152-1 à L 1153-6 du Code du travail).

Les mentions facultatives

Le règlement intérieur peut notamment contenir des dispositions restrictives ou contraignantes si elles sont justifiées par l’exercice d’autres libertés et droits fondamentaux ou par les nécessités du bon fonctionnement de l’entreprise, dès lors qu’elles sont propor­tionnées au but recherché.

Il peut s’agir, par exemple, d’une clause de clause de neutralité appliquée aux salariés en contact avec la clientèle ou de l’autori­sation sous conditions de la fouille des salariés ou encore de l’utili­sation de l’éthylotest en entreprise.

Les mentions interdites

Le règlement intérieur ne doit jamais contenir :

  1. Des dispositions contraires aux lois et règlements ainsi qu’aux stipulations des conventions et accords collectifs de travail appli­cables dans l’entreprise ou l’établissement ;
  2. Des dispositions apportant aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportion­nées au but recherché ;
  3. Des dispositions discriminant les salariés dans leur emploi ou leur travail, à capacité professionnelle égale, en raison de leur ori­gine, de leur sexe, de leurs moeurs, de leur orientation sexuelle ou identité de genre, de leur âge, de leur situation de famille ou de leur grossesse, de leurs caractéristiques génétiques, de leur ap­partenance ou de leur non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race, de leurs opinions politiques, de leurs activités syndicales ou mutualistes, de leurs convictions religieuses, de leur apparence physique, de leur nom de famille ou en raison de leur état de santé ou de leur handicap.

Parmi les clauses invalidées par la Cour de cassation figurent notamment celles interdisant de siffler, de chanter, d’avoir des conversations extérieures au service, des discussions politiques ou religieuses et d’une manière générale des conversations étrangères au service, d’introduire un journal dans l’entreprise. Il en va de même de celles imposant au salarié de respecter un type de coif­fure, de prévenir avant 10 heures en cas de maladie, de signaler au supérieur hiérarchique ou au médecin du travail tout symptôme pouvant laisser croire que lui-même ou un autre membre du per­sonnel est atteint d’une maladie professionnelle.

 

Le règlement intérieur ne peut contenir aucune autre matière que celles détaillées ci-dessus. Selon leur nature, les clauses qui ne re­lèvent pas du règlement intérieur doivent être intégrées soit dans les contrats individuels de travail, soit dans des notes de service, soit, le cas échéant, dans des accords collectifs. Cela concerne no­tamment tout ce qui a trait à la période d’essai, la rémunération, l’obligation de non-concurrence, la durée du préavis, les change­ments d’affectation des salariés, l’obligation d’effectuer des grands déplacements, le droit de grève, etc.

Sa mise en œuvre et sa publicité

Avant d’entrer en vigueur et de s’appliquer à tous les salariés de l’entreprise, le règlement intérieur est d’abord soumis à l’avis du CSE, sous peine de sanction pénale. Il est ensuite transmis à l’ins­pecteur du travail, en deux exemplaires. Ce dernier peut à tout moment exiger le retrait ou la modification des dispositions qui seraient contraires à celles du Code du travail, tant sur le fond que sur la forme.

Quand l’entreprise n’a pas de CSE, seule la communication du projet à l’inspection du travail est obligatoire sans que l’em­ployeur doive soumettre le projet au personnel de l’entreprise.

La date de l’entrée en vigueur du règlement intérieur, qui figure obligatoirement à l’intérieur de celui-ci, est effective au plus tard un mois après l’accomplissement de la dernière des formalités de dépôt et de publicité. Même si l’inspecteur du travail n’a pas fait connaître ses observations, le règlement intérieur s’applique à cette échéance.

Un formalisme identique s’applique en cas de modification ou de retrait de clauses du règlement intérieur.

Le règlement intérieur est affiché à une place convenable et ai­sément accessible dans les lieux de travail ainsi que dans les lo­caux et à la porte des locaux où se fait l’embauche. À défaut de l’accomplissement de ces formalités, les dispositions du règlement intérieur sont inopposables aux salariés. La Cour de cassation a jugé récemment que l’affichage du règlement intérieur dans la salle de pause de l’entreprise ne suffisait pas à rendre applicables les sanctions qu’il contient car il n’était pas ainsi suffisamment porté à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail.

Il est ensuite déposé au greffe du conseil de prud’hommes du ressort de l’entreprise ou de l’établissement.

Contrôle du règlement intérieur

Il peut être exercé à deux niveaux :

– Par l’inspecteur du travail : il dispose d’un pouvoir de contrôle permanent du contenu du règlement intérieur, ce qui lui permet d’intervenir tant au moment de son élaboration ou de sa modi­fication que lors d’une visite au sein de l’entreprise. Il peut no­tamment intervenir en cas de modification de la réglementation ou des accords collectifs, d’évolution des règles ou de la juris­prudence, de changement d’activité principale de l’entreprise ou d’intervention des représentants du personnel ou de salariés au sujet de l’application du règlement intérieur.

Il doit se prononcer de manière explicite sur toute demande d’appréciation formulée par un employeur quant à la conformité du règlement intérieur sur les mentions obligatoires ou possibles qu’il contient. Cette demande n’est pas recevable si l’autorité ad­ministrative s’est déjà prononcée par une décision expresse, en application de la procédure de rescrit (voir encadré ci-après).

La décision de l’inspecteur du travail est ensuite notifiée à l’em­ployeur puis communiquée, pour information, aux membres du CSE quand il existe. Elle peut faire l’objet d’un recours hiérar­chique auprès de la DREETS, dans les 2 mois de sa notification ou d’un recours contentieux devant le tribunal administratif dans les mêmes délais.

La procédure de rescrit :

Elle permet à un employeur d’interroger l’inspecteur du travail quant à la conformité du contenu du règlement intérieur aux dis­positions du Code du travail, dès lors que l’administration ne s’est pas déjà prononcée sur une demande de complément, de modi­fication ou de retrait d’une clause. En cas de conclusion à une non-conformité, il précise si elle doit être retirée ou modifiée.

– La décision motivée est notifiée à l’employeur dans les deux mois suivant la réception de la demande et doit être communi­quée pour information au CSE. Son effet est limité au périmètre d’action du règlement intérieur concerné et devient opposable pour l’avenir à l’administration, sauf modification ultérieure de la situation, de la loi ou de l’appréciation de l’inspecteur du travail.

– Un recours hiérarchique contre sa décision est ensuite pos­sible devant les DREETS dans les 2 mois de sa notification. La décision prend effet dans le périmètre d’application du règle­ment intérieur concerné, devenant opposable pour l’avenir à l’autorité administrative tant que la situation de fait exposée dans la demande ou la législation au regard de laquelle la situa­tion a été appréciée n’ont pas été modifiées.

– La décision de l’inspecteur du travail doit être motivée et est notifiée à l’employeur puis communiquée, pour information, aux membres du CSE.

– Par le juge : le conseil de prud’hommes est compétent pour sta­tuer en cas de litiges individuels remettant en question l’application d’une clause du règlement. Il a alors la possibilité d’annuler la me­sure prise en écartant l’application de la clause jugée irrégulière sans pour autant annuler celle-ci. Il a également la possibilité d’apprécier la légalité d’une clause sur laquelle l’administration ne s’est pas en­core prononcée. Chaque fois qu’une clause du règlement intérieur est jugée contraire à la loi, une copie du jugement est adressée à l’inspecteur du travail ainsi qu’aux membres du CSE concernés.

Sanctions

Le fait de méconnaître les dispositions relatives au règlement in­térieur ou de ne pas en rédiger un, est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe (amende jusqu’à 750 €, devant un tribunal). Il en va de même pour :

  •  l’adoption du règlement sans respecter sa procédure d’élabo­ration ou les formalités de dépôt ou de publicité ;
  • le maintien dans le règlement d’une clause considérée comme illégale par l’inspection du travail ou déclarée non conforme à l’issue d’une procédure de rescrit ;
  • le non-respect des mesures de publicité ;
  • le non-respect de la rédaction du règlement intérieur en français.

Hervé Brizay Juriste TUTOR – Groupe Pôle Prévention