Le télétravail représentait autrefois un projet s’intégrant dans une libre réflexion de long terme sur l’organisation du travail. Sous l’effet de la crise sanitaire, il tend à devenir une injonction gouvernementale à laquelle les entreprises doivent se conformer toutes affaires cessantes.

Réussir la mise en place du télétravail implique toutefois de prévenir les risques spécifiques qu’il comporte.

Simples et pratiques, les conseils ci-dessous visent à aider les employeurs et les salariés dans cette démarche permettant de tirer le meilleur parti du télétravail de temps de crise.

Recommandations aux  employeurs :

1 – Mettre à jour son Document unique.

Comme chacun a pu le constater lors du confinement de mars 2020, le passage au télétravail représente un bouleversement profond des habitudes de travail. Le télétravail nécessite donc une mise à jour du document unique d’évaluation des risques professionnels de l’entreprise. En effet, selon l’article R4121-2 du Code du travail, cette mise à jour est requise “lors de toute décision d’aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail”. Pour Emmanuel Pochet, directeur de Point Org Sécurité, cette démarche n’est pas de pure forme car “le déploiement du télétravail modifie les risques auxquels sont exposés les salariés. Certains risques, comme les accidents de trajet, vont évidemment décroître drastiquement, tandis que d’autres, comme ceux liés à l’utilisation d’écrans, vont augmenter.”

Une rapide mise à jour du document unique permet ainsi d’avoir une vision précise des risques effectivement présents dans l’entreprise. Comme cette évaluation porte aussi sur des risques liés à l’organisation du travail, elle permet généralement de choisir des règles de fonctionnement non seulement plus sûres pour les travailleurs mais plus efficaces pour l’entreprise. “La mise à jour du document unique lors du passage au télétravail, permet d’éviter l’improvisation. Dans une période trop souvent placée sous le signe de l’urgence, elle permet de prendre le temps de la réflexion et de prendre les bonnes décisions”, ajoute Emmanuel Pochet.

2 – Définir des règles de fonctionnement.

Le télétravail n’est pas une simple transposition à domicile du travail autrefois effectué dans les locaux de l’entreprise. Plus profondément, il représente en effet un bouleversement des repères spatio-temporels qui permettaient à chacun de se situer dans son travail et de se positionner par rapport à ses collègues. Le passage au télétravail peut ainsi se révéler très déstabilisant pour de nombreux membres de l’entreprise : “Certains salariés apprécient les nouvelles marges d’autonomie dont ils disposent pour s’organiser mais d’autres paniquent, se sentent isolés voire oubliés. Et du côté des managers, c’est la même chose : certains profitent de cette occasion pour renforcer les rapports de confiance qu’ils entretiennent avec leur équipe tandis que d’autres, effrayés de ne plus avoir leurs subordonnés à leurs côtés, sont tentés d’exercer un contrôle toujours plus serré”, prévient Cécile Perret du Cray, psychologue sociale spécialisée dans les situations de travail au sein du cabinet Impact Prévention.

Afin d’éviter ces errements, il est souvent fructueux de recourir à des formations et sensibilisations aux enjeux au télétravail, à destination des salariés et des encadrants. Il est en tout cas nécessaire d’établir quelques règles de fonctionnement simples et connues de tous qui serviront de garde-fous et permettront à chacun de trouver sa juste place dans le télétravail, quitte à réévaluer et ajuster ces règles à intervalles réguliers de façon à prendre en compte l’expérience des premières semaines. Parmi ces règles, il convient notamment de veiller à définir et instaurer un droit à la déconnexion de façon à maintenir une distinction entre les temps consacrés au travail et ceux consacrés à la vie privée.

3 – Sensibiliser les managers à leur rôle.

Garants de la cohésion des équipes, les managers vont devoir relever le défi de maintenir les liens entre des salariés ne partageant plus un même espace de travail. “L’enjeu est le suivant : il faut que la distance physique ne se transforme pas en distance managériale”, résume Philippe Mège, directeur d’Impact Prévention. À cette fin, il conseille aux managers “d’assurer un contact régulier avec chaque télétravailleur en restant vigilant à tout signe révélateur de difficultés voire de souffrance psychologique : lassitude, saute d’humeur, etc.” Ces rendez-vous réguliers permettent de rassurer le salarié, voire de résoudre les éventuels problèmes qu’il peut rencontrer pour accomplir ses tâches dans des conditions inhabituelles voire franchement dégradées. “Dans ces circonstances, les managers doivent d’autant plus adopter une posture de soutien et d’apporteur de solutions pour leurs équipes”, insiste Philippe Mège. Toujours dans un souci de cohésion du collectif de travail, les managers doivent aussi veiller à conserver, dans la mesure du possible, les rituels qui ponctuaient la semaine de travail : les réunions de début de semaine, et autres points hebdomadaires peuvent être maintenus, sous la forme de visioconférences, mais aussi de rencontres physiques en prenant toutes les précautions sanitaires nécessaires.

“La bonne formule consiste à concilier le virtuel et le présentiel car les réunions physiques sont indispensables au maintien de la dimension sociale du travail”, confirme Cécile Perret du Cray.

4 – Fournir du matériel adapté au télétravail.

“Un bon ouvrier a de bons outils”, rappelle le proverbe. Cela vaut bien sûr aussi pour les télétravailleurs. Le premier point d’attention porte bien sûr les outils numériques à sa disposition. L’employeur doit impérativement veiller à ce que ses salariés en télétravail disposent du matériel informatique qui leur permettra de travailler dans les meilleures conditions. “Ce point peut sembler évident mais il n’est pas toujours envisagé avec le sérieux nécessaire
parce que les outils numériques sont devenus, des objets du quotidien. On considère ainsi trop facilement que tout le monde maîtrise parfaitement les outils informatiques nécessaires au télétravail. Or, c’est loin d’être le cas. Aujourd’hui encore, la fracture numérique reste une
réalité qui, dans une situation de télétravail, peut gravement déstabiliser les salariés concernés et le fonctionnement de l’entreprise”, explique Emmanuel Pochet. Le passage au télétravail implique donc de faire un point sur les outils de travail avec autant de sérieux qu’on l’a fait pour l’équipement disponible dans les bureaux. Il faut aussi s’assurer que tout le monde maîtrise les outils et les protocoles spécifiquement liés au travail à distance : logiciels de téléconférence, sauvegarde et protection des données, etc. Si nécessaire, une rapide formation à ces outils peut être dispensée. Il est également pertinent de proposer un service d’assistance à distance pour que les éventuels soucis informatiques des salariés n’entravent pas leur travail. Dans les petites structures, confier formellement ce rôle à un salarié ayant une bonne maîtrise des outils numériques permet de surmonter l’essentiel des difficultés. Enfin, au-delà des outils informatiques, il convient aussi de s’assurer que les télétravailleurs disposent de tout le matériel et des fournitures nécessaires à la poursuite de leurs missions. Si le télétravail est appelé à durer cela peut inclure des investissements plus conséquents, notamment l’acquisition d’éléments de mobilier professionnel ergonomique : fauteuil de travail réglable, etc.

Recommandations aux salariés :

1 – Bien choisir son espace de travail.

Le confinement de mars 2020 l’avait démontré : face au télétravail, tous les salariés ne sont pas égaux, notamment en raison de la taille et du niveau de confort des domiciles appelés à devenir leurs lieux de travail. Cela n’invalide toutefois pas la nécessité d’aménager le mieux possible son espace de travail à domicile, en essayant évidemment de choisir un lieu isolé où l’on sera le moins souvent dérangé. “L’essentiel est d’installer une frontière physique et symbolique entre la vie professionnelle et la vie privée, pour éviter qu’elles ne se confondent trop. Une pièce dédiée est idéale, mais cela  peut  aussi  être  un  simple  meuble  dans  lequel on boucle ses affaires à la fin de sa journée de travail”, explique Cécile Perret du Cray. À chacun de faire au mieux en fonction de ses possibilités et ses contraintes.

2 – Bien aménager son bureau.

L’espace de travail choisie devra aussi répondre à des règles de confort et d’ergonomie puisque le télétravailleur va désormais y passer des journées de travail entières. Pour rappel, il est préférable d’être installé les pieds à plat sur le sol, la table à hauteur des coudes, le bord supérieur de l’écran au niveau des yeux, d’éviter les reflets sur l’écran, etc. Autant de critères qu’il est évidemment plus facile d’atteindre avec un mobilier professionnel (bureau et siège réglables) mais qui peuvent être obtenus de façon transitoire avec un peu de bon sens. Mieux vaut ainsi ne pas se placer dos à une fenêtre pour éviter les reflets de lumière sur son écran. Et rien n’empêche de placer quelques livres sous celui-ci pour le rehausser. En revanche, si le télétravail est appelé à perdurer, le salarié est invité à demander à son employeur le matériel nécessaire pour réaliser les aménagements qui lui permettront de travailler avec tout le confort requis.

3 – Organiser et planifier son travail.

Il convient impérativement que la souplesse d’organisation permise par le télétravail ne débouche pas sur une confusion entre vie privée et vie professionnelle. Le temps consacré au travail doit lui être réellement consacré. Et lorsqu’il prend fin, il doit réellement finir. Il est ainsi conseillé aux salariés de s’octroyer des pauses fixées à l’avance, de s’astreindre à des horaires aussi stricts qu’en travail présentiel et de planifier leur charge de travail sur la semaine. “Cela est moins évident qu’il n’y paraît. En effet, contrairement à ce que l’on croît, l’hyperconnexion des télétravailleurs ne provient pas tant des exigences de la hiérarchie que des salariés eux-mêmes. Voilà pourquoi le fameux droit à la déconnexion devrait plutôt être envisagé par les télétravailleurs comme un devoir de déconnexion”, explique Emmanuel Pochet.

4 – Maintenir le lien avec ses collègues.

Dans son intérêt et celui du collectif de travail, le télétravailleur devra veiller à maintenir le lien avec ses collègues car le risque d’isolement ne peut être conjuré par la seule hiérarchie. Il ne peut l’être qu’avec la participation de tous. Mais, simultanément, chacun devra aussi s’interroger sur l’usage qu’il fait des différents outils de communication à sa disposition : téléphone, visioconférence ou messagerie électronique. Il s’agit en effet de trouver un équilibre et de cultiver une sorte de savoir-vivre numérique gage d’efficacité et de bien-être pour tous.